Por: Carolina Vasco
Pareciera que los temas relacionados con proveedores no están de moda en la bibliografía actual, más es una preocupación que no pierde vigencia al interior de las organizaciones. De la evaluación y selección adecuada de los proveedores depende en gran medida el éxito de una organización. Los costos, las políticas, la sostenibilidad, los valores institucionales son elementos que contribuyen directamente al logro de los objetivos de las compañías y cuando alguno de ellos no coincide en cada punto de la cadena, se empiezan a acumular pequeños incumplimientos que en el mediano plazo afectan la operación.
Como responsables de contribuir al cumplimiento de la propuesta de valor de una compañía, la evaluación de un proveedor es una ruta tan crítica como la selección del personal adecuado para desempeñar una labor dentro de la organización, pues los proveedores al igual que los colaboradores son insumos que aportan a la generación de valor o a su destrucción.
Es por ello por lo que es importante conocer los puntos críticos que pueden aportar a la eficiencia operativa de tu organización y que están determinados por tus proveedores. De manera general los puntos críticos más comunes son: cumplimiento de los estándares de calidad definidos para el producto o servicio, costos asociados, tiempos de entrega, valor agregado, confianza, geolocalización y/o sostenibilidad. Algunos de ellos pueden variar de acuerdo con el sector o el tipo de producto o servicio, así que uno de los primeros pasos para que empieces en tu camino de la evaluación a proveedores es definir cuáles son los puntos críticos e innegociables que tus proveedores deben cumplir para contribuir a la maximización de tu oferta de valor.
Si al igual que muchas compañías has sentido en algún paso del proceso de abastecimiento que las pequeñas diferencias se vuelven insostenibles en el tiempo y que se necesita un cambio que permita no solo una mejor relación con los proveedores sino un conocimiento superior de los mismos que permita una mejor toma de decisiones, te compartimos unos pasos para empezar la evaluación de proveedores al interior de tu organización:
- 1. Entiende tu proceso de abastecimiento: cada organización al igual que cada persona es una construcción única que depende no solo de su experiencia sino también de las condiciones en las que está inmersa, de ahí la importancia de conocer su funcionamiento, sus prioridades, políticas, valores y partir de ellos para cualquier definición estratégica u operativa.
- 2. Define los criterios o categorías a evaluar: como se mencionó y partiendo del punto anterior, la organización deberá definir qué es lo más relevante para su evaluación, esos puntos que son innegociables y determinantes para el cumplimiento de sus objetivos. Los criterios pueden presentarse en diferentes niveles como: financieros, organizacionales, comerciales, judiciales, entre otros.
- 3. Define las variables: una vez definidos los criterios y con el fin de poder realizar mediciones en el tiempo que sean comparables y sencillas, es importante establecer las variables de interés. Aspectos que permitan ser comparados y calificados para que sumados permitan determinar el nivel o la idealidad de un proveedor. Algunos ejemplos son: país, ciudad, producto o servicio, calificación de riesgo, calificación de crédito, sucursales, procesos judiciales, calificación interna, calificación de cumplimiento, ingresos, endeudamiento, flujo de capital, capital de trabajo, tamaño empresarial, tiempos, costos, valores, etc. Empieza por lo que conoces y recuerda, que encontrar la mejor forma para la singularidad de tu organización es la que determinará el éxito o no de cualquier adaptación.
- 4. Garantiza las fuentes de información: al iniciar este tipo de ejercicios es común querer saberlo y medirlo todo, sin embargo, la información no siempre está disponible ni es de fácil acceso, por eso es necesario validar que la información de las variables definidas para la evaluación esté a la mano de tu equipo y en caso de no ser así, reevaluar las prioridades. La cantidad puede ser importante pero la calidad de la información es determinante en el resultado de tu evaluación, por ello tus proveedores se vuelven aliados y fuente primaria de la misma.
- 5. Establece los mínimos: define tus valores, esos que son relevantes y le sirven a tu organización y a tu proceso de toma de decisiones, basados en la realidad de tus proveedores para que se conviertan en una herramienta para la decisión y no en una medida inalcanzable que te dejará la lista de elegibles en blanco.
- 6. Encuentra tu método: ajústate, es la mejor recomendación que puede darse cuando se está hablando de métodos, pasos o herramientas. Recuerda que la individualidad de tu organización y sus componentes (áreas, departamentos, unidades o similares) determinará la utilidad y usabilidad de la información que quieres analizar.
- 7. Conviértelo en parte del proceso: las acciones aisladas y desconectadas de la estrategia generan poco valor al interior de las organizaciones, si buscas que tu proceso de evaluación refleje la realidad de tus proveedores estos pasos deben convertirse en un bucle cuya duración está determinada por la existencia de la organización y adaptada a los cambios de su realidad y de su entorno.
- 8. Consúltalo y publícalo: socialízalo entre las unidades interesadas, las decisiones de abastecimiento siempre tienen interesados en otras áreas de la organización. El área financiera, el área administrativa y las áreas de negocio pueden ayudarte en la elaboración y evaluación para que los criterios respondan a las necesidades de todos los interesados.
- 9. Adáptalo: en palabras de Naveen Jain “La adaptación es un poderoso motor del progreso”, así que, como todo proceso de la organización debe actualizarse en función de la realidad de esta para evitar su obsolescencia.
Finalmente, y aprovechando las diversas herramientas de análisis y visualización con las que se cuenta hoy en día, puedes actualizar y llevar la información a un tablero de consulta para que los diferentes interesados puedan fácilmente acceder de forma permanente y dinámica a la información consolidada (indicadores, alertas, resúmenes, análisis).
Y recuerda, no hay fórmulas mágicas, se hace necesario buscar cuál es la forma que mejor se adapta a la realidad de tu organización. No pierdas de vista que muchas veces tú también eres un proveedor, así que aprovecha, evalúa tu proceso y éxitos en el camino de los proveedores como aliados en la generación de valor.
Bibliografía
“The Complete Guide to Evaluating and Choosing Suppliers” por Victor Wong en Forbes.com. Publicado el 4 de diciembre de 2017. https://www.forbes.com/sites/victorhwang/2017/12/04/the-complete-guide-to-evaluating-and-choosing-suppliers/?sh=596e7b2d6ab3
“How to Choose Your Suppliers” por John Rampton en Entrepreneur.com. Publicado el 15 de julio de 2020. https://www.entrepreneur.com/article/347156
“Procurement: How to Choose Suppliers for Your Business” por Ruairi Galavan en Investopedia.com. Actualizado el 18 de febrero de 2021. https://www.investopedia.com/articles/investing/031116/how-choose-suppliers-your-business.asp
Choosing the Right Suppliers for Your Business” por Small Business Administration en Sba.gov. Actualizado en marzo de 2021. https://www.sba.gov/business-guide/manage-your-business/choose-right-sources-supplies/
Carolina Vasco Jiménez
Administradora de empresas
Especialista en Formulación y Evaluación de Proyectos
Especialista Consultoría del CIDET
