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Agilismo en innovación: ¿rapidez o flexibilidad?

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19 diciembre, 2022
Por: Daniel Chica Velásquez
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Quizás te has preguntado: ¿aplico el agilismo en la ejecución de mis proyectos de innovación o mejor lo llevo a cabo utilizando prácticas más tradicionales? o también: he trabajado ya con proyectos tradicionales; ¿los cambio al agilismo para obtener los resultados más pronto y obtener los ingresos asociados a ellos para apalancar más rápido el flujo de caja de la compañía?

Paremos allí; mejor retomemos conceptos y aclaremos los términos para entender mejor lo que implica la palabra “agilismo”, y entender realmente su uso para no aproximarnos a la gestión y acelerarnos sin rumbo fijo sin lograr lo que nos proponemos en las organizaciones.

¿Qué es y cómo ha evolucionado la gestión de proyectos en Colombia y LATAM?

La región latinoamericana evoluciona así como los marcos de trabajo para la administración de proyectos, disciplina que permite generar resultados únicos de nuevos productos, bienes y servicios que aportan a la generación de algún tipo de valor. La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir los requisitos de éste. (Project Management Institute, Inc., 2017).

En el siglo pasado se crearon instituciones como PMI que promovían la profesión como disciplina especial; marcos de trabajo como PRINCE 2 (UK) y SCRUM que buscaban enfoques más orientados a ambientes de incertidumbre; y técnicas como diagrama de Gantt, PERT, Cadena crítica (Critical Chain), Estructura de Desglose de Recursos (WBS) y la gestión de valor ganado (EVM) como herramientas para monitorear y controlar el alcance, el tiempo y los recursos de una manera detallada y eficaz. (OPM Integral, 2021)

Uno de los principales aportes al establecimiento de las buenas prácticas en Latinoamérica para ambientes de problemas de baja incertidumbre en las primeras décadas del nuevo milenio, fue el aumento en la adopción de métodos como PMBOK de PMI y la correspondiente certificación de profesionales, en diversos sectores industriales del país como el civil, energético, de construcción, entre otros. Así mismo, aumentaron los capítulos de PMI, centros de excelencia, clubes de aprendizaje y comunidades de práctica empresariales, emergentes en el país y la región.

¿Cómo se adopta el agilismo en Latinoamérica y por qué?

Con el tiempo, la dinámica fue creciendo, los cambios de requerimientos y de condiciones económicas fueron aumentando su frecuencia y los diferentes marcos de trabajo para la generación de innovación fueron apareciendo.  Este fenómeno se dio en paralelo con la aceleración en la demanda de desarrollo y mantenimiento de software, la transaccionalidad y transformaciones digitales de compañías, así como el prototipado rápido en el desarrollo tecnológico, que constituían ambientes demandantes de una entrega temprana de valor entre escenarios de mayor incertidumbre y cantidad de trabajo con menor cantidad de recursos.  

Durante la década de 2010, mientras se reforzaba esta necesidad de la entrega temprana de valor, se incrementaba la frecuencia de innovaciones de proceso y de producto; en respuesta a ello, se introducen en Latinoamérica guías asociadas a lineamientos basados en filosofía lean o marcos ágiles que son prácticas que buscan entregar valor más tempranamente y a través de ciclos adaptativos e iterativos en la dirección de proyectos. Entre estos marcos se encuentran KANBAN, SCRUM, extremeProgramming (xP) SCRUMBAN, entre otros.  

En el SCRUM por ejemplo, un dueño de producto (product owner) establece requisitos y asegura que el  pila de requerimientos producto (backlog) se priorice y cumpla, mientras un grupo de desarrolladores (developers) ejecutan actividades, recibiendo guía de la aplicación de este marco de trabajo a través del Scrum Master. (Shwaber & Sutherland, 2020)  Por su parte, es usual ver la aplicación de los cuadros KANBAN compuestos por columnas asociadas  al “para hacer” (to do), “haciendo” (doing) y “hecho” (done), como herramienta de monitoreo y control del estado de  actividades mientras transcurren una etapa de un proceso o un servicio.  Ambas estrategias, buscando que el representante de los grupos de interés o del producto o servicio nuevo a crear (sponsor), reciba mayor valor a través de productos mínimos viables.  La globalización promovió la divulgación de todos estos marcos y metodologías entre profesionales de diferentes regiones.

¿Qué ha pasado en la reactivación post-covid?

Los escenarios de incertidumbre han aumentado ante la situación de salud pública con la aparición de la pandemia de la Covid-19 durante 2020 y 2021, que urgió la publicación de estados de emergencia de gobiernos y administradores públicos, con la consecuente reubicación de presupuestos con el fin de cumplir necesidades urgentes, poniendo en vilo inmediato los casos de negocio y la estabilidad de las condiciones “ambientales” del proyecto, tanto internas como externas a las organizaciones. 

 

Uno de los efectos inmediatos fueron los retrasos en cronogramas y reducción de costos en los proyectos o cancelación de estos, especialmente los que no hicieran parte de sectores críticos, encrudeciendo las restricciones para el logro de objetivos del ecosistema del desarrollo tecnológico y la innovación colombiana y latinoamericana.   Sin embargo, también se vieron aceleradas las transformaciones digitales que ya estaban previstas por la necesidad de los usuarios de obtener acceso a los sistemas de salud, energía, entre otros, además de los nuevos aplicativos que facilitaban la prestación de servicios a través de dispositivos móviles y computadoras residenciales. Estas transformaciones demandaron portafolios y programas de proyectos de transformación en muchos niveles de las organizaciones y el Estado, así como innovaciones interempresariales. 

Se trata de escoger un marco o método según el entorno y no cambiar a una forma ágil por acelerar resultados.

Es importante recordar que los marcos ágiles como SCRUM son eso: marcos, es decir que tienen elementos para escoger basados en unos principios y valores, como una especie de TANGRAM que puedes armar, de manera que sirva a tu sponsor, pero no siempre se puede obtener lo que se planea a largo plazo debido al entorno volátil donde no existen relaciones causa – efecto claras y por ello mejor se planea entregar valor de modo temprano periodo a periodo (sprint). Por su parte los marcos convencionales sí están diseñados como un paso a paso basado en buenas prácticas mundiales en sectores complicados, pero con tanta estadística e historia que las relaciones causa-efecto son mucho más claras y por tanto se tienen condiciones para obtener resultados basándose en planificación exhaustiva. Si quieres ahondar en esta diferenciación, te invito a consultar el Modelo Cynefin.

En la innovación es bastante importante saber escoger tu modo de gestión según las circunstancias y no aplicar los métodos porque ya los conocemos así o porque el proveedor o la política organizacional trabaja de esta u otra manera.

“En tiempos de cambio, quienes estén abiertos al aprendizaje se adueñarán del futuro, mientras que aquellos que creen saberlo todo estarán bien equipados para un mundo que ya no existe”

Eric Hoffer

Aunque actualmente diferentes procedimientos del sector público en Colombia y Latinoamérica se encuentran basados en el marco tradicional de proyectos en cascada, se están introduciendo nuevos marcos de gestión. Su correcta selección y aplicación servirá para que la transformación digital, la transformación energética y demás cambios necesarios entreguen el máximo valor para el desarrollo sostenible y el logro de ODS a nivel regional. 

Bibliografía

  • OPM Integral. (2021, Agosto 05). Historia de la Gerencia de Proyectos. Retrieved 10 11, 2021, from Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=JzbMR0yt6Cw 

  • Project Management Institute, Inc. (2017). Guía del PMBOK. Newtown Square, Pennsylvania, EE.UU. 

  • Shwaber, K., & Sutherland, J. (2020). La Guía de Scrum; La Guía Definitiva de Scrum: Las Reglas del Juego.  

Daniel Chica Velásquez

Daniel es Ingeniero de Control, Máster en Ingeniería y certificado PMP® PSM I. actualmente es Especialista en Consultoría en CIDET.